Сохранение электронной информации в информационном обществе: проблемы и проектно-технологические решения
«Сохранение электронной информации — новая проблема, встающая как перед миром в целом, так и перед каждым человеком в отдельности. Она возникла в условиях, когда электронные устройства используются практически во всех сферах жизнедеятельности; объемы информации, изначально создаваемой в цифровом виде или оцифрованной, растут экспоненциально; увеличивается многообразие форматов представления информации, типов и видов цифровых объектов; быстро сменяются технологии и программное обеспечение; надежность и срок работы современных цифровых носителей не отвечает задачам долгосрочного сохранения информации; в виртуальном пространстве электронной информации затрудняется практика правоприменения, размываются национальные юрисдикции. Несмотря на все предпринимаемые усилия, сохранение электронной информации отстает от темпов технического развития и социальных изменений.»
Эта выдержка из Итогового документа Международной конференции «Сохранение электронной информации в информационном обществе: проблемы и перспективы», которая прошла в г. Москве еще в октябре 2011 года и вызвала определенный резонанс в заинтересованных кругах мирового сообщества.
«Конференция сделала вывод о том, что необходимо предпринимать срочные меры на уровне политики и практики. В противном случае очень высока вероятность в скором времени обнаружить, что:
- не были собраны и потому оказались безвозвратно потеряны для будущих поколений огромные объемы сетевой и и другой информации, в том числе, связанной с историей, культурой и наукой ( контент порталов и вебсайтов, блогов,социальных сетей, электронная переписка выдающихся деятелей, институциональные и личные электронные архивы и т. д.)
- потеряно огромное количество оцифрованной информации, поскольку либо не были надлежащим образом обеспечены процессы оцифровки, либо она не была своевременно и правильно каталогизирована и поэтому теперь не может быть найдена, либо она хранилась ненадлежащим образом, либо не была вовремя переведена в новые цифровые формы
Обеспечив надежную передачу информации от человека к человеку, от поколения к поколению, мы сможем избежать наступления «темного информационного века», который описывается в терминах «цифровой Альцгеймер», «цифровая амнезия». Забота о сохранении электронной информации должна начинаться в момент рождения информационного объекта.»
Сегодня эта проблема более, чем актуальна.Объем информации, представленной в цифровом виде, в мире стремительно растет. Согласно исследованиям известной консалтинговой компании Delphi Consulting Group ежегодно в мире появляется более 6 млрд. электронных документов.
Создание этих огромных массивов информационных материалов в цифровой форме, в том числе, «электронных архивов» привело к появлению ряда проблем, которые требуют решения в ближайшее время: создание надежных носителей для долговременного хранения и использования цифровой информации.
Компания «ARGENTUM.KZ» совместно со своими партнерами предлагает готовое решение данной проблемы. Уже внедрен целый ряд проектов на уровне государственных хранилищ хранения архивных документов — Национального архивного Фонда Республики Казахстан.
Моральное устаревание носителей и оборудования
- Устройство физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием и, следовательно, информация не может быть прочитана
- Моральное устаревание носителей: происходят, например, изменения в технологии записи в интерфейсах оборудования и программного обеспечения приводов
- Изменяются конструктивные параметры устройств
Устаревание форматов документов
Электронные документы создаются и используются в различных форматах. Уже сейчас при длительном хранении электронных документов из широкого набора форматов, используется лишь небольшое количество стандартов, подходящих для хранения. Среди форматов для длительного и постоянного хранения доминируют (среди текстовых) PDF/A, другие версии открытого формата PDF, XML и TXT. Для хранения веб-страниц используется HTML.
Устаревание программного обеспечения.
При создании и использовании электронных документов используют широкий набор пакетов программ. Спустя определенное время часть электронных документов можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.
Операционные системы и прикладное ПО неизбежно будут вытесняться более новыми и производительными, имеющими больше функциональных возможностей. Это означает, что для сохранения документов придется периодически перемещать электронные документы из текущей программной среды в новую.
Предлагаемые стратегии
Для кратко и среднесрочного хранения самым простым и надежным решением является копирование электронных документов на новые носители. Таким образом, решается проблема замены поврежденных и устаревших носителей.
По оценкам специалистов, трудно ожидать, что старые форматы будут поддерживаться 10 лет и дольше. В этом случае может потребоваться преобразование документов в другие форматы и/или перенос в другие операционные системы.
Одним из важных видов миграции является перевод электронных документов на аналоговые носители, – бумагу, микропленку, в тех случаях, когда дальнейшее сохранение информации в электронной форме признается неоправданным.
Следует отметить, что для сохранения юридически значимых документов миграция должна проводиться автоматически.
Отсутствие надежных носителей для цифровой записи определило в последние годы новый всплеск интереса к хранению информации на микроформах в аналоговой форме. Предлагается технология длительного хранения, а именно — создается цифровой файл, который записывается в аналоговой форме на микрофильм или микрофишу, как резервная копия для долговременного хранения. При потере цифровой копии она может быть восстановлена при сканировании микрофильма. Срок хранения галогенидосеребряных микрофильмов может составлять сотни лет.
Микрографические технологии
Под микрографическими технологиями сегодня понимают весь спектр технологий для переноса бумажных и электронных документов на микроформы и обратно.
Микрографический архив сегодня – это единственный путь, обеспечивающий долговременное (100 и более лет) хранение информации, в котором на уровне системного подхода решены проблемы надежности, качества и пoдлинности хранимой информации.
- микроформы, как аналоговый носитель информации, при необходимости могут читаться без использования специального оборудования
- наличие международных стандартов в области микрографии обеспечивает доступ к микроформам, сделанным в любой стране мира
- микроформы относятся к долговременным аналоговым носителям, чья доступность поддерживается относительно недорогими ресурсами в течении длительного периода времени
- техническая база микрофильмирования остается практически прежней на протяжении уже нескольких десятилетий, в то время как для поддержания долговременного доступа к цифровым документам нужны постоянные вложения на перекопирование и обновление цифрового носителя, что необходимо для того, чтобы он считывался новыми программно-аппаратными средствами, которые меняются приблизительно один раз в 18 месяцев
СОМ-технологии
(расшифровывается как Computer Output Microfilm), т.е. технология вывода на микропленку цифровых данных, позволяет хранить в микрографическом архиве электронные документы, минуя бумажную форму.
СОМ-технология позволяет автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем. СОМ-системы сравнивают с принтером, с тем отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель.
Совместное использование электронных (компьютерных) и микрографических технологий (COM-технологий) позволяет:
- Интегрировать в любую систему документооборота систему копирования, обеспечивающую надежное хранение информации на период, превышающий десятки и сотни лет
- Эффективно сочетать высокую стабильность и надежность длительного сохранения при различных неблагоприятных факторах воздействий страховых копий документов, зафиксированных на микрофильмах в аналоговой человекочитаемой форме, с возможностями оперативного поиска, телекоммуникационного доступа и воспроизведения документов, преобразованных в цифровую (электронную) форму.
- Бумажный документ после сканирования попадает в хранилище оцифрованной информации
- Электронный документ также попадает в хранилище оцифрованной информации ( минуя перевод на бумажную основу)
- Электронные образы документов с помощью специального оборудования (СОМ-системы) переводятся на микрофотоноситель: (микрофиша, микропленка)
- Создается микрографический архив, как резервная копия документов для длительного (более 100 лет) хранения
- СОМ-система для микрофиш
- Использует микрофиши формата A6
- Встроенная проявочная машина
- Единственная СОМ-система этого класса на рынке
- СОМ-система для рулонных пленок
- Использует стандартные 16 и 35 мм рулонные пленки
- Возможна печать в черно-белом, полутоновом и цветном режимах
- Блип - и буквенно-цифровая индексация
- СОМ-система для рулонных пленок и микрофиш
- Использует стандартные 16 и 35 мм рулонные пленки или микрофиши
- Возможна печать в черно-белом, полутоновом и цветном режимах
- Блип - и буквенно-цифровая индексация
Грамотный подход к выбору любого оборудования, используемого для автоматизации процессов создания электронных документов, играет немаловажную роль, включая сканирующие и микрофильмирующие устройства.
Микроформы (даже созданные в конце 60-х г. прошлого века) с помощью специальных сканеров могут быть перенесены на электронные носители в любое время, что дает им полное право на жизнь в электронную эру.
- участок оцифровки ( книжные,поточные,протяжные сканеры)
- участок микрографии (СОМ-системы: фишная, для рулонной пленки)
- участок контроля качества микроформ (денситометр, читальный аппарат)
- участок работы с микроформами (сканеры микроформ)
Аппаратный комплекс и современные технологические решения по созданию электронных архивов и долговременному сохранению электронных документов сегодня внедрены в государственных организациях:
- Архив Президента Республики Казахстан
- Музей Первого Президента Республики Казахстан
- Национальный Архив Республики Казахстан
- Центральный государственный Архив города Алматы
- Государственный Архив Алматинской области и др.
Ряд проектов уже близки к завершению.
И в заключении хочется сказать,что безусловно, пути решения проблем долговременного хранения электронных документов не исчерпаны лишь внедрением микрографических технологий. Здесь необходим целый комплекс мер для решения этой проблемы,начиная от образовательных программ и курсов для руководителей и сотрудников архивных и IT- служб учреждений и организаций, заканчивая включением проблемы сохранения электронных информационных ресурсов в качестве неотъемлемой составной части в политику в сфере культуры,образования,науки и информации и в политику развития информационного общества.