Архивирование документов
Дела и документы хранятся в архиве предприятий и компаний в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством Республики Казахстан. Документы постоянного и долговременного хранения, в том числе документы по личному составу, остаются в архивах этих организаций до прекращения их деятельности. Собственники документов обязаны обеспечить их полную сохранность и предоставлять сведения о документах по запросам Государственной архивной службы с целью их учета и последующей передачи в Национальный Архивный фонд РК. Документы по личному составу необходимы для составления справок социально-правового характера как для работающих сотрудников, так и для уволенных (стаж, пенсия, квалификация, вредность и т.д.). Собственники и руководители компаний и предприятий, независимо от форм собственности, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность за состояние работы с архивными документами и обеспечение их сохранности. Архивирование документов позволяет решить целый комплекс проблем, связанных с организацией и управлением архива предприятия, обеспечением сохранности особо ценной информации, составлением описей документов и дел, общим обследованием архивного фонда.Компания предлагает услуги в области архивной обработки документов: комплексное обследование состояния архивного фонда предприятия; экспертизу научной и практической ценности документов с полистным просмотром и отбором документов из дел, определение сроков хранения документов (в том числе документов по личному составу); выделение к уничтожению дел с истекшим сроком хранения; составление акта о выделении дел к уничтожению; формирование комплексов дел постоянного, временного и долговременного сроков хранения, а так же документов по личному составу; составление учетных документов (описей документов и дел );восстановление утерянной информации на основе имеющихся документов.
Архивная обработка документов (архивирование документов) позволит Вам раз и навсегда навести порядок в документах:
классифицировать и систематизировать откладывающиеся в деятельности организации документы с помощью составленных описей документов и дел, что обеспечит их быстрый и удобный поиск по содержанию и видам;
избавиться от документов с истекшим сроком хранения, что позволит освободить дорогие офисные площади и существенно упростит работу с оставшимися документами архива предприятия;
подготовиться к возможным аудиторским и налоговым проверкам различных проверяющих и контролирующих органов;
подготовиться к передаче необходимых документов архива предприятия на хранение в Национальный Архивный фонд РК в случае ликвидации компании;
при обнаружении утерянных документов восстановить недостающую информацию, избежав при этом санкций и административной ответственности;
обеспечить строгий учет ценных документов по личному составу и в случае смены руководителей различных уровней исключить возможность их утраты.
Создание электронного архива предприятия
Проблема создания электронных архивов предприятий в настоящее время очень актуальна. Основная причина необходимости ее решения состоит в наличии большого количества бумажной документации, постепенно приходящей в негодность, низкой эффективности ручной работы с документацией и нехватке помещений для ее хранения. Создание законченной системы электронного архива ведет, прежде всего, к повышению эффективности работы предприятия, и, как следствие, к росту прибыли
Структура электронного архива состоит из следующих подсистем:
- Сканирование — комплекс программно-аппаратных средств для преобразования бумажной документации в электронный вид;
- Подсистема оперативного электронного архива— для хранения информации оперативного использования и накопления информации перед записью ее на долговременное хранение;
- Подсистема долгосрочного хранения — для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер;
- Пользовательские приложения - на этом уровне организуется доступ к информации архива посредством использования специализированной базы данных с удобной системой поиска.
Наша компания
рада предложить Вам весь комплекс услуг по созданию и ведению электронных архивов .